Projektdokumentation

Gleich vorweg: Der Prüfungsteil Projektdokumentation trägt ein Viertel zur Gesamtnote bei. Es ist also ein Fehler, die Ausarbeitung der Dokumentation auf die leichte Schulter zu nehmen. Immerhin sind die hier zu sammelnden Punkte diejenigen, auf die man sich am besten vorbereiten kann.

Die meisten Auszubildenden haben noch keine Erfahrungen mit der Erstellung von komplexeren Dokumentation. Auch mangelt es an Vorgaben zur Projektdokumentation sowie Vergleichsmöglichkeiten.

Wir geben deshalb an dieser Stelle Anhaltspunkte, die auf jeden Fall eingehalten werden sollten. Die allumfassende Lösung kann es hier aber schon deshalb nicht geben, weil die Projektdokumentationen von vielen unterschiedlichen Prüfungsausschüssen bewertet werden, die ihre Prioritäten unterschiedlich setzen.

Dem einen Prüfer ist ein gut durchdachtes Layout sehr wichtig, der andere achtet eher nur auf den Inhalt und drückt bei gestalterischen Fehlern schon einmal ein Auge zu. Zwar gibt es auch für Prüfer Rahmenvorgaben, trotzdem herrscht großer Handlungsspielraum.

Der beste Weg ist also, die Projektdokumentation in allen Bereichen so perfekt wie möglich zu gestalten. Wir zeigen im nachfolgenden Text, worauf zu achten ist.

Grundsätzlich ist es egal, wie man anfängt. Ob zuerst ein ansprechendes Layout entwickelt, oder eine Rohfassung des Textes an sich erarbeitet wird, spielt kaum eine Rolle. Wichtig ist das gelungene Zusammenspiel der beiden Elemente im fertigen Produkt.

Layout

Einige IHKn schreiben ein Grundlayout vor. Ist dies der Fall, sollte dieses Layout unter allen Umständen eingehalten werden. Ansonsten gelten folgende Grundregeln:
-Schriftgröße 10-12
-Fließtext, Blocksatz oder Flattersatz, mit Silbentrennung
-gut leserliche Schriftart, für Codezeilen nichtproportionale Schriftart wie Courier
- Rand links 2,5cm, Rand rechts 1,5cm

Deckblatt

Das Deckblatt ist neben der Form an sich das erste, was der Prüfer von der Dokumentation zu sehen bekommt. Hier sollte also besonderer Wert auf optisch ansprechende Gestaltung im Einklang mit dem restlichen Layout gelegt werden. Auf dem Deckblatt sollten Name, Bezeichnung des Projekts, Abgabedatum, Name des Betriebes, Beruf und Fachrichtung und das Prüfungsjahr angegeben werden. Auch eine themenbezogene Grafik macht sich nicht schlecht.

Inhaltsverzeichnis

Auch ein Inhaltsverzeichnis darf natürlich nicht fehlen. Und auch wenn hier automatische Funktionen moderner Textverarbeitungssoftware das Leben erleichtern, darf eine Kontrolle des automatisch erstellten Verzeichnisses nicht vergessen werden. Stimmen die Seitenzahlen? Wurden versehentlich Formatierungen aus dem Text mit ins Inhaltsverzeichnis übernommen? Wirkt der Aufbau ansprechend? Evtl. sind dann manuelle Anpassungen zu machen.

Kopf- und Fußzeile

In der Kopf- und Fußzeile sollten Informationen wie Name, Bezeichnung des Projekts, Seiten- und Gesamtseitenanzahl untergebracht werden. Unbedingt darauf achten, dass Kopf- und Fußzeile nichts auf dem Deckblatt verloren haben und die Seitenzählung am besten erst auf der Seite nach dem Inhaltsverzeichnis beginnt.

Einheitliche Gestaltung

Vorher festgelegte Konventionen im gesamten Dokument einhalten. Einheitliche Absatzformatierungen und einheitliche Abstände zu Überschriften und Kopfzeilen sind ein Muss. Der Zeilenabstand kann zwischen 1 und 1,5 liegen

Hochformat/Querformat

Für die Dokumentation an sich ist zwingend das Hochformat erforderlich. Grafiken oder Zeichnungen, gerade im Glossar können aber natürlich im Querformat präsentiert werden.

Verweise

Verweise aufs Glossar müssen einheitlich gekennzeichnet werden. Auch Zitierregeln und Quellennachweise sind einzuhalten.

Form

Denken Sie daran, dass Sie einen besonders guten Eindruck hinterlassen und aus der Zahl der zu bearbeitenden Projektdokumentationen herausstechen wollen. Deshalb ist es angebracht, auch in den Druck und die Bindung des Dokuments zu investieren. Völlig fehl am Platz sind selbst zusammengeheftete Blattsammlungen, schwarz/weiß-Ausdrucke oder zweitklassiges Papier. Ausdrucke erfolgen auf jeden Fall in Farbe und in guter Qualität auf dickeres, hochqualitatives weißes Papier. Dieses sollte dann in gebundener Form abgegeben werden, was im Copyshop für ein paar Euro erledigt wird. Vergewissern Sie sich, dass keine Blätter lose sind und herausfallen könnten! Müssen Sie mehrere Versionen Ihrer Dokumentation abgeben, stellen Sie sicher, dass diese identisch sind. Sollten Vorgaben Ihrer IHK zur Form vorliegen, müssen diese natürlich eingehalten werden.

Inhalt

Vollständigkeit

Die Vollständigkeit der Projektdokumentation ist schwer zu definieren. Neben der eigentlichen Dokumentation muss noch ein Anhang vorliegen, in den z.B. ein Glossar, Formularkopien, Angebote, Grafiken, Pläne und ähnliches aufgenommen werden. Der Umfang der Dokumentation sollte nicht über 20 Seiten liegen, die sich jeweils zur Hälfte aus Dokumentation und Anhang zusammensetzen. Das sind allerdings eher grobe Richtwerte, die bei vernünftigem Einsatz auch verändert werden können.

Darstellung

Die Darstellung des Projekts muss verständlich und nachvollziehbar erfolgen. Hier spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Das Projektziel muss genannt und begründet werden. Das Projektumfeld muss beschrieben, der Auftragnehmer genannt werden. Natürlich muss der Auftrag dem Projektantrag entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist eine glaubwürdige Begründung erforderlich. Die Ausgangslage und die Schnittstellen müssen beschrieben werden, außerdem sind Einflussfaktoren, die für den Projekterfolg maßgeblich mitverantwortlich sind zu nennen. Welche Ressourcen stehen für den Projektzeitraum zur Verfügung?

Die Projektschritte müssen wohl überlegt und nachvollziehbar begründet werden. Wichtig ist auch, dass das Projekt ohne Verweise auf den Anhang nachvollzogen werden kann. Stimmt die Zeitplanung? Abweichungen müssen begründet werden. Bei der Zeitplanung gilt es zu beachten, dass die eingeplante Zeit lediglich für die Erfassung des Rohtextes dienen soll. Weitergehende Formatierungen, Gestaltungen und Ausformulierungen müssen nicht im Zeitplan liegen.

Achten Sie darauf, dass Sie die Dokumentation nicht erst im letzten Augenblick fertig stellen. Wenn dann noch was schief geht, wird Ihre Dokumentation unter Umständen mit 6 bewertet. Drucken und Binden Sie die Dokumentation spätestens ein paar Tage vor dem offiziellen Abgabetermin und geben Sie sie entweder persönlich bei der IHK ab oder versenden Sie sie versichert.